Kontrola zarządcza w US

    Kontrola zarządcza w US

    Kontrola zarządcza w US

    System Kontroli Zarządczej

    1. Informacje ogólne
    2. Terminologia
    3. Określenie celów i zadań oraz mierników ich realizacji
    4. Zarządzanie ryzykiem
    5. Monitorowanie realizacji celów i zadań. Przeglądy okresowe
    6. Samoocena systemu kontroli zarządczej
    7. Audyt wewnętrzny
    8. Ocena stanu kontroli zarządczej

    Informacje ogólne
    System kontroli zarządczej to sposób spojrzenia na organizację, który ma ułatwić zarządzanie nią w uporządkowany sposób. Istotą tego systemu jest wyznaczenie i ścisłe sprecyzowanie celów do osiągnięcia oraz przypisanie im zadań do zrealizowania przez jednostkę. Dla osiągnięcia pożądanych wyników funkcjonowania systemu niezbędny jest bieżący nadzór (monitorowanie) efektów i inicjatyw (zadań) do realizacji.
    Obok orientacji na realizację celów i zadań, specyficznym dla kontroli zarządczej jest akcentowanie indywidualnej odpowiedzialności kierownika jednostki. Jednocześnie, system kontroli zarządczej przenikając przez wszystkie obszary działalności jednostki, zakłada jej samodoskonalenie a także monitorowanie i poprawianie realizowanych przez nią procesów.
    Dzięki usystematyzowanym standardom, kontrola zarządcza stanowi model opisujący kluczowe obszary zarządzania jednostką, umożliwiający m.in. monitorowanie i ocenę jej działalności. Kryteriami służącymi ocenie kontroli zarządzania w owych kluczowych obszarach są jej cele wskazane w ustawie.
    Kontrola zarządcza jest systemem skupiającym wszystkie działania wspierające zarządzanie w jednostce. Istotnymi czynnikami ryzyka związanymi z efektywną realizacją zadań w zakresie kontroli zarządczej jest niezależne, równoległe funkcjonowanie w jednostkach kilku systemów zarządczych, utrudniające skuteczne wykorzystanie narzędzi, pomiarów, analiz i wyników w tych systemach. W takich przypadkach niezbędnym wydaje się przeanalizowanie skuteczności i stopniowa integracja funkcjonujących systemów, w szczególności powiązanie regulacji wewnętrznych i rozwiązań systemowych oraz metod i wyników działań prowadzonych w ramach systemów zarządczych.

    Terminologia
    Ilekroć w niniejszym opracowaniu jest mowa o:

    1. DAP – należy przez to rozumieć Departament Administracji Podatkowejw Ministerstwie Finansów;
    2. Dyrektorze – należy przez to rozumieć Dyrektora Izby Skarbowej w Białymstoku;
    3. Izbie Skarbowej lub jednostce – należy przez to rozumieć Izbę Skarbową w Białymstoku wraz z podległymi urzędami skarbowymi stanowiącymi jednostkę organizacyjną, której kierownikiem jest dyrektor izby skarbowej;
    4. urzędzie skarbowym – należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną obsługującą naczelnika urzędu skarbowego;
    5. naczelniku urzędu -  należy przez to rozumieć naczelnika urzędu skarbowego;
    6. kierowniku komórki organizacyjnej – należy przez to rozumieć kierujących komórkami organizacyjnymi Izby Skarbowej i komórkami organizacyjnymi w podległych urzędach  skarbowych – zgodnie z regulaminami organizacyjnymi;
    7. komórce Wsparcia Zarządzania – należy przez to rozumieć Samodzielne Wieloosobowe  Stanowisko Wsparcia Zarządzania w Izbie Skarbowej w Białymstoku;
    8. ryzyku – należy przez to rozumieć możliwość wystąpienia zagrożeń dla terminowej, zgodnej z prawem, efektywnej i oszczędnej realizacji celów lub zadań;
    9. standardach kontroli zarządczej – należy przez to rozumieć standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, stanowiące załącznik do komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84);
    10. ustawie o finansach publicznych – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.);
    11. regulacjach MF w zakresie kontroli zarządczej – należy przez to rozumieć obowiązujące w Ministerstwie Finansów regulacje w zakresie kontroli zarządczej.

    Określenie celów i zadań oraz mierników ich realizacji
    Standardy kontroli zarządczej zalecają określenie celów i zadań w co najmniej rocznej perspektywie a także przypisanie im mierników, w celu monitorowania ich realizacji. Podstawowym dokumentem wyznaczającym cele i zadania dla Ministerstwa Finansów (w skrócie: MF) i nadzorowanych przez MF jednostek jest plan działalności Ministra Finansów. Uwzględniając cele i zadania w nim zawarte, Departament Administracji Podatkowej w Ministerstwie Finansów (w skrócie: DAP) sporządza plan celów/zadań DAP, który identyfikuje priorytetowe cele i zadania dla DAP oraz nadzorowanych jednostek, w tym izb skarbowych. Plan celów/zadań DAP jest przekazywany odpowiednio do jednostek nadzorowanych. Dyrektorzy są zobowiązani do realizacji i monitorowania zadań im przypisanych, zawartych w planie celów/zadań DAP. W tym celu, dyrektorzy sporządzają plany celów/zadań izb skarbowych, zawierające szczegółowe cele, zadania i mierniki ich realizacji określone z uwzględnieniem przyjętego systemu wyznaczania celów i mierników w administracji podatkowej. Dyrektor zamieszcza w swoim planie cele/zadania dla nadzorowanych urzędów skarbowych. Na ich podstawie zostają wyznaczone konkretne cele i zadania do wykonania przez poszczególne urzędy skarbowe. Informacje o zadaniach do zrealizowania są przekazywane urzędom skarbowym w formie i terminach przyjętych przez nadzorującego dyrektora.
    System ten zbudowany jest w oparciu o wyznaczanie celów strategicznych i ich delegowanie (kaskadowanie), monitorowanie, ocenę stopnia ich realizacji oraz powiązanie uzyskanych rezultatów z systemem nagród. Podstawowym założeniem kaskadowania jest to, że cele jednostek podległych wynikają z celów jednostek nadzorujących, a tworzenie celów i ich rozdział „z góry na dół" pozwala na delegowanie odpowiedzialności za rezultat. System ten dotyczy mierników centralnych opartych o cele wyznaczane przez Ministra Finansów (w skrócie: MF) dla poszczególnych urzędów skarbowych. Cele i mierniki ich realizacji wyznaczane są w następujących obszarach:

    • zapewnienie wpływów budżetowych,
    • zmniejszenie zaległości podatkowych,
    • budowa przyjaznej administracji podatkowej,
    • poprawa jakości działania i innowacyjności administracji podatkowej,
    • zmniejszenie skali oszustw podatkowych.

    Stosowany system mierników jest wykorzystywany do przeprowadzania analiz na poziomie regionalnym i lokalnym oraz wyznaczania zindywidualizowanych zadań dla podległych urzędów skarbowych (służących realizacji celów wyznaczonych przez MF). Mierniki osiągnięcia celów stają się przy tym elementami systemu kontroli zarządczej. Głównym założeniem formułowania mierników jest możliwość odzwierciedlenia w nich ilościowego i jakościowego stopnia osiągnięcia postawionych celów.
    Efektywnie funkcjonujący i monitorowany w izbie skarbowej system zarządzania zapewnia transparentność jej funkcjonowania. Jasno wyznaczone cele i mierniki wskazują oczekiwany poziom realizacji zadań oraz rzeczywisty poziom ich wykonywania, w związku z czym, jednostka ma możliwość na bieżąco monitorować efektywność swoich działań i je doskonalić.

    Zarządzanie ryzykiem
    Cele i zadania, które są ujęte w planie celów/zadań mają swoje odzwierciedlenie w systemie zarządzania ryzykiem funkcjonującym w jednostce, dzięki któremu gromadzone są informacje o najistotniejszych ryzykach zagrażających realizacji celów i zadań, ich wadze i prawdopodobieństwie oraz o adekwatnych mechanizmach kontrolnych minimalizujących możliwość materializacji ryzyka bądź minimalizujących jego skutki.
    Standardy kontroli zarządczej zalecają nie rzadziej niż raz w roku przeprowadzenie identyfikacji i analizy ryzyka w odniesieniu do celów i zadań oraz określenie stosownych mechanizmów kontroli jako odpowiedzi na konkretne ryzyko. Należy podkreślić, iż zarządzanie ryzykiem jest procesem permanentnym, skupionym na bieżących działaniach podejmowanych by realizować założone cele i zadania przy uwzględnieniu ryzyka z nimi związanego.
    Identyfikację i analizę ryzyka w stosunku do zadań wynikających z planu pracy jednostki, przeprowadza się raz w roku, równolegle z określaniem celów i zadań na kolejny rok. W wyniku tego procesu, do zaplanowanych zadań, w planie celów/zadań jednostki identyfikuje się  odpowiednio ryzyka, które w istotny sposób zagrażają realizacji zadania, w szczególności ryzyka, którymi zarządzanie wykracza poza właściwość kierownika jednostki,
    Przy planowaniu wyróżnia się dwie zasadnicze grupy celów: strategiczne oraz operacyjne. Cele strategiczne postrzegane są jako najważniejsze cele jednostki, natomiast cele operacyjne jako cele poszczególnych komórek organizacyjnych, których realizacja jest konieczna do osiągnięcia celów strategicznych. Jeżeli jednostka definiuje cele w obu perspektywach, zarządzanie ryzykiem powinno odnosić się do obu tych aspektów.
    Ryzyka w izbie skarbowej obligatoryjnie identyfikowane są w stosunku do zadań wskazanych w planie pracy jednostki (poziom strategiczny) i fakultatywnie na poziomie celów i zadań poszczególnych komórek organizacyjnych w jednostkach (na poziomie operacyjnym). Decyzja w zakresie identyfikacji i analizy ryzyk na poziomie operacyjnym należy do kierownika jednostki.
    Nie określa się minimalnej ani maksymalnej liczby ryzyk, którą należy zidentyfikować i przeanalizować. Istotne jest, aby zidentyfikowane ryzyka w rzeczywisty sposób opisywały zagrożenia, które mogą wpłynąć na realizację celów i zadań jednostki. Należy wziąć pod uwagę fakt, iż określenie zbyt dużej ilości ryzyk może powodować problemy w zarządzaniu nimi.
    Po zidentyfikowaniu ryzyk i przypisaniu im odpowiedniego poziomu istotności, należy podjąć decyzję o postępowaniu z nimi, skupiając się przede wszystkim na określeniu rodzaju reakcji na ryzyka istotnie zagrażającej realizacji zadania wskazanego w planie pracy jednostki (tolerowanie, wycofanie się, przeniesienie, działanie).

    Monitorowanie realizacji celów i zadań. Przeglądy okresowe
    Zgodnie ze standardami kontroli zarządczej, kierownicy jednostek zapewniają monitoring realizacji celów i zadań, który uwzględnia przede wszystkim stan realizowanych celów i zadań oraz ich efekty w porównaniu do wcześniejszych założeń. Realizacja rocznych planów celów/zadań w izbie skarbowej skoncentrowana jest na realizowaniu zadań w nich zawartych. Na podstawie informacji sporządzanych przez członków Kierownictwa MF, powstaje podstawowy dokument sprawozdawczy z działalności MF i nadzorowanych jednostek, jakim jest sprawozdanie z wykonania planu działalności Ministra Finansów.
    Powyższy cykl jest procesem sprawozdawczym opierającym się na sporządzaniu sprawozdań cząstkowych dotyczących realizacji celów i zadań rozpisanych na poszczególne jednostki i komórki organizacyjne MF.
    W izbie skarbowej, kluczowym i podstawowym dokumentem z punktu widzenia ww. procesu jest sprawozdanie z wykonania planu celów/zadań. W ramach działań monitorujących realizację zaplanowanych zadań, kierownik jednostki sporządza:

    1. sprawozdanie z wykonania planu pracy za I półrocze,
    2. sprawozdanie z wykonania planu pracy za rok poprzedni.

    Jednocześnie, w celu oceny stopnia realizacji zaplanowanych zadań oraz przeanalizowania potencjalnych zagrożeń, kierownik jednostki na bieżąco monitoruje proces realizacji zadań oraz w przypadku zagrożenia ich wykonania, podejmuje niezbędne działania ograniczające zagrożenia. W procesie monitorowania biorą udział również kierownicy komórek organizacyjnych w odniesieniu do zadań im przypisanych w planie. Sprawozdanie z wykonania planu pracy za I półrocze jest wynikiem monitorowania podejmowanych zadań w ramach okresowego przeglądu. Ma ono charakter zbliżony do sprawozdania z wykonania planu pracy za rok poprzedni, jednak należy zachować pewną elastyczność i dokonując oceny mierników warto uwzględnić specyfikę okresu dokonywanego przeglądu. Efektem tu będzie rekomendacja dotycząca prawdopodobieństwa realizacji zaplanowanych zadań oraz ewentualna decyzja w zakresie podjęcia działań naprawczych.

    Samoocena systemu kontroli zarządczej
    Zgodnie ze standardami kontroli zarządczej, w izbie skarbowej, co najmniej raz w roku dokonuje się samooceny kontroli zarządczej, w terminie umożliwiającym wykorzystanie jej wyników jako materiałów źródłowych do sporządzenia oświadczenia o stanie kontroli zarządczej. Samoocena kontroli zarządczej może dotyczyć poszczególnych procesów zachodzących w urzędzie skarbowym lub obszarów działalności czy też poszczególnych elementów kontroli zarządczej.
    Samoocenę przeprowadza się wykorzystując opracowane do tego celu kwestionariusze lub ankiety (w tym elektroniczne i/ lub anonimowe) wypełniane przez osoby kierujące komórkami organizacyjnymi w izbie i/ lub pracowników. Można tu skorzystać także ze szczególnej metody samooceny jednostki, jaką jest Wspólna Metoda Oceny CAF, dedykowana dla jednostek administracji publicznej. Inną formą przeprowadzenia samooceny w jednostce mogą być warsztaty samooceny polegające na zorganizowaniu otwartej dyskusji wśród pracowników. Będzie to forma debaty, gdzie poglądy na temat funkcjonowania kontroli zarządczej są szeroko dyskutowane w poszczególnych grupach roboczych, następnie wyciągane są wnioski i formułowana jest ocena.
    W planowaniu procesu samooceny istotnym jest to, aby stosować jedną wybraną metodę, w celu możliwości porównania wyników z wcześniej prowadzonych samoocen kontroli zarządczej.
    Decyzja, co do zakresu, formy i sposobu przeprowadzenia samooceny należy do kierownika jednostki.

    Audyt wewnętrzny
    Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie kierownika jednostki w realizacji celów i zadań poprzez systematyczną ocenę kontroli zarządczej i czynności doradcze. W izbie skarbowej audyt wewnętrzny funkcjonuje na zasadach określonych w ustawie, aktach wykonawczych i regulacjach wewnętrznych.

    Ocena stanu kontroli zarządczej
    Kontrola zarządcza w urzędach skarbowych jest monitorowana i poddawana ocenie. Celem tego działania jest identyfikacja jej słabości i niedoskonałości tak, aby prawidłowo zaprojektować i zastosować odpowiednie środki naprawcze dla racjonalnego zapewnienia realizacji celów i zadań izby skarbowej w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Właścicielem i głównym zainteresowanym wynikami oceny jest Dyrektor Izby Skarbowej. Ocena jest dokonywana zarówno przez jednostkę (np. przy wykorzystaniu kontroli wewnętrznej lub audytu wewnętrznego) jak i przez inne zewnętrzne podmioty np. instytucje sprawujące nadzór, kontrolę zewnętrzną lub wewnętrzną, audyt wewnętrzny czy ocenę.
    Informacje pozwalające na ocenę kontroli zarządczej w izbie skarbowej mogą pochodzić w szczególności z następujących źródeł:

    • monitorowanie realizacji celów i zadań,
    • wyniki samooceny kontroli zarządczej,
    • system zarządzania ryzykiem,
    • wyniki pracy audytu wewnętrznego,
    • wyniki kontroli wewnętrznych,
    • wyniki kontroli zewnętrznych ,
    • analiza skarg i wniosków,
    • analizy informacji kierowników komórek organizacyjnych o funkcjonowaniu tych komórek,
    • informacji o wynikach kontroli funkcjonalnej.

    Dyrektor sporządza corocznie ocenę stanu  kontroli zarządczej na podstawie dostępnych źródeł i przedkłada do DAP w terminie określonym przez Ministerstwo Finansów.

    bip

    Informacje o publikacji dokumentu

     
    Data utworzenia: 29.04.2015 Data publikacji: 29.04.2015 14:35 Data ostatniej modyfikacji: 15.12.2015 10:38
    Autor: Maja Koczewska-Bajda Osoba publikująca: Maja Koczewska-Bajda Osoba modyfikująca: Maja Koczewska-Bajda