Sprawy, w zależności od ich rodzaju załatwiane są wg kolejności wpływu i zebranego materiału.

Przepisy art. 293 ustawy Ordynacja podatkowa stanowią, że indywidualne dane zawarte w deklaracjach oraz innych dokumentach składanych przez podatników, płatników lub inkasentów objęte są tajemnicą skarbową, tym samym zabraniają przekazywania osobom trzecim jakichkolwiek informacji o konkretnych sprawach, prowadzonych wobec konkretnych podatników, w tym również informacji na jakim etapie znajduje się rozpatrywana sprawa.

Specyfika zadań Urzędu Skarbowego sprawia, że sprawy objęte tajemnicą skarbową stanowią przeważająca większość działań prowadzonych przez Urząd.
Podatnicy którzy złożyli wniosek w Urzędzie o wszczęcie postępowania lub organ podatkowy wszczął wobec nich postępowanie podatkowe, otrzymują pisma w sprawie, gdzie w dolnym lewym rogu wskazany jest pracownik załatwiający sprawę. Pracownik ten udziela wszelkich informacji związanych z toczącym się postępowaniem, ale jedynie stronie lub stronom tego postępowania.

Aby otrzymać informację o stanie przyjmowanych spraw oraz o kolejności ich załatwiania lub rozstrzygania, nieobjętych tajemnicą skarbową, uprawnione podmioty mogą zwracać się bezpośrednio do kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu Skarbowego w Zambrowie pod numerem telefonu:

• Referat Obsługi Bezpośredniej - 86 276 30 24
• Referat Spraw Wierzycielskich i Rachunkowości -  86 276 30 02
• Wieloosobowe Stanowisko Podatków Dochodowych i Podatku od Towarów i Usług oraz Podatków Majątkowych i Sektorowych - 86 276 30 00
• Referat Czynności Analitycznych i Sprawdzających, Identyfikacji i Weryfikacji Poprawności Rejestracji podatników oraz Wymiany Informacji  Międzynarodowej - 86 276 30 20
• Referat Kontroli Podatkowej i Spraw Karnych Skarbowych - 86 276 30 10
• Wieloosobowe Stanowisko Egzekucji Administracyjnej - 86 276 30 04